Open-Access-Policy: Ein Leitfaden

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Prof. Dr. Ursula Arning leitet bei ZB MED den Bereich Open Science

Open-Access-Policy: Ein Leitfaden

In diesem Blogartikel stellt Ursula Arning in Kurzform die zentralen Bausteine einer OA-Policy vor. Er basiert auf einem Beitrag aus dem Sammelband „Offene Zusammenhänge – Open Access in der Berufsbildungsforschung“ (hrsg. von BIBB – Bundesinstitut für Berufsbildung).

Wer und wofür benötigt man eine Open-Access-Policy? Wer schreibt sie und an wen richtet sie sich? Was sollte in ihr verankert werden? Wie „scharf“ oder „schwach“ sollte/ darf sie formuliert sein? Diese Fragen werden im Beitrag aufgegriffen und in Form von „Bausteinen“ beantwortet, die als Leitfaden durch die Erstellung einer institutseigenen Policy führen und entsprechend angepasst werden können, um die Gegebenheiten vor Ort zu berücksichtigen. Abschließend wird beleuchtet, inwiefern bei der Erstellung einer Policy im Sinne des wissenschaftlichen internationalen Austausches ein Spagat zu leisten ist zwischen den individuellen institutionellen Anforderungen und der Notwendigkeit, möglichst standardisierte Formulierung zu verwenden.

Wer benötigt bzw. hat eine Open Access Policy?

Viele Forschungsinstitute und Hochschulen haben sich in den fast 20 Jahren Open-Access-Bewegung bereits eine Open-Access-Policy gegeben.[1] Die jetzige Bundesregierung hat in ihrem Koalitionsvertrag festgehalten, dass sie „Open Access […] als gemeinsamen Standard etablieren“ wolle (SPD/BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN/FDP (2021, S. 21), und seit Horizont Europa „gehört eine Open-Access-Policy als Teilaspekt von Open Science […] zu den allgemeinen Zielsetzungen der Forschungsförderung der Europäischen Union“ (WR 2022, S. 94) dazu. Schon früh haben sich auch Landesregierungen in ihren Koalitionsverträgen zu Open Access (OA) positioniert (vgl. Bruch 2017). Andere haben eine OA-Strategie aufgestellt, die Empfehlungen zur Förderung des OA benennen, wie beispielsweise das Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF 2018) oder die Arbeitsgruppe Open Access der Schwerpunktinitiative Digitale Information der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen (2012). Die DFG hat seit 2006 (aktualisiert 2019) eine OA Policy, die insbesondere für die von ihr geförderten Antragsteller:innen relevant ist. Sie wurde und wird aber auch von vielen Forschungsinstitutionen als Umsetzungsmaßstab herangezogen. Auch die AG Universitätsverlage, als ein wichtiges Mitglied der Deutschen Publikationslandschaft, hat sich 2021 durch die Überarbeitung ihrer Mitgliedschaftskriterien noch einmal deutlicher zu OA positioniert (AG Universitätsverlage 2020). Diese Bestrebungen haben insgesamt, neben dem Aufbau von OA-Publikationsstrukturen und -Plattformen, mit Barbers (2021, 2) dazu beigetragen, dass der OA-Anteil an Publikationen stark gestiegen ist. Zudem weist der Wissenschaftsrat in seinem Papier „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ (2022) explizit auf die Bedeutung des Open Access hin.

Wofür eine Open-Access-Policy?

Der ungehinderte Zugang zu wissenschaftlicher Information, die Erhöhung der Sichtbarkeit wissenschaftlicher Erkenntnisse und damit die Verbesserung des unmittelbaren wissenschaftlichen Austausches weltweit sind die Ziele wie auch die Erfolge des OA. Es ist daher als eine strategische Aufgabe für Leitungen wissenschaftlicher Institutionen zu verstehen, OA innerhalb der Einrichtung klar zu positionieren und konkrete Ziele sowie Umsetzungsstrategien zu entwickeln.

Dabei kann eine OA-Policy zunächst als nach außen gerichtete politische Positionierung verstanden werden, die aufzeigt, dass die entsprechende Institution OA unterstützt. Dieses „Zeichen setzen“ ist grundsätzlich für die OA-Bewegung wichtig, vor allem aber wird es für die Institution z.B. bei Evaluierungen oder für die Forschungsförderung immer wichtiger, da das OA-Engagement politisch gewünscht und gefördert wird.

Des Weiteren ist sie ein Zeichen innerhalb der Institutionen, das sicherstellt, dass offene Wissenschaft in der täglichen Praxis gelebt wird. Den Mitarbeitenden werden konkrete Handlungsrichtlinien an die Hand gegeben bzw. konkret aufzeigt, in welchen Bereichen die Institution OA fördert und durch welche Maßnahmen sie diese begleitet. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen und ist je nach Institution unterschiedlich ausgeprägt, so dass es insbesondere für neue Mitarbeitende hilfreich ist, die Policy mit dem „Willkommenspaket“ ausgehändigt zu bekommen. So kann sie z.B. auch eine Richtlinie sein, auf welchem Wege die Forschenden publizieren sollen. Für größere Einheiten wie z.B. die außeruniversitären Forschungseinrichtungen ist eine zentrale Policy für ihre Einrichtungen von Interesse, um erstens den einzelnen Institutionen die Arbeit zu erleichtern und zweitens einen möglichst homogenen Vorgang im Umgang mit OA zu ermöglichen – auch in Bezug auf strategische Entscheidungen. Dies gilt desgleichen für die politische Ebene und die ihr jeweils unterstellten Einrichtungen bzw. ihre Förderprogramme zur Initiierung und Stabilisierung des offenen Austauschs der Wissenschaft.

An wen richtet sich eine OA-Policy und wer soll in die Ausformulierungen derselben einbezogen werden?

Die Adressat:innen einer OA-Policy sind in erster Linie Forschende sowie publizierende Mitglieder der Institution. Des Weiteren richtet sich die Policy aber auch an die Mitarbeitenden, die OA generell unterstützen und fördern, wie z.B. OA-Beauftragte oder/ und die Leitungsebene. Wie oben ausgeführt, ist die OA-Policy aber auch ein politisches Positionspapier, das sich im Sinne der Kenntnisnahme an politische Förderer richtet.

Umso breiter die Mitarbeitenden der Institution bei der Erstellung der Policy miteinbezogen werden, umso sicherer kann mit deren Umsetzung in die Praxis gerechnet werden. Und dazu gehören neben der Leitung oder ihren Stellvertreter:innen Forschende, Forschungsreferent:innen oder Wissenschaftsmanager:innen sowie Mitarbeitende der Bibliothek bzw. Kolleg:innen, die in ihrer täglichen Arbeit die Umsetzung des OA fördern (vgl. dazu auch Fournier, Klages, Pampel (2012, S. 9)).

„Für deren Gestaltung, Umsetzung und Akzeptanz ist ein Dialog über diese Ziele und ihre Bedeutung unter den Angehörigen der Einrichtung wichtig. Diesen Dialog anzustoßen und zu führen sowie die Mitglieder der Einrichtung bei der Umsetzung der vereinbarten Schritte verlässlich zu unterstützen, ist eine zentrale strategische Leitungsaufgabe“ (WR 2022, S. 59). Dies darf jedoch nicht als Top-down-Lösung verstanden werden. Nur wenn sowohl die obersten Gremien bzw. die Leitungsebene die Leitlinie als strategische Maßnahme des Hauses befürwortet und die Mitarbeitenden der verschiedenen Abteilungen diese für ihre Arbeit und ihr Fortkommen als wichtig erachten, kann sie erfolgreich gelebt werden.

Welche inhaltlichen Bausteine sollte sie enthalten?

Anhand der aufgezeigten unterschiedlichen Organisationsformen wird bereits deutlich, dass die Definition der Zielgruppe und des zu erreichenden Ziels ausschlaggebend sowohl für die Inhalte als auch die Formulierung einer solchen Policy sind. Dabei reicht der Umfang der Policies in der bisherigen Praxis von einer Seite bis zu deutlich über zehn Seiten.

Die Anordnung der Inhalte einer solchen Policy kann variieren und stellt keine Aussage über die Wertigkeit der einzelnen Bausteine da. Nicht alle hier angeführten Inhalte müssen dezidiert angesprochen werden, vieles hängt von den jeweiligen Anforderungen der eigenen Institution ab (s. dazu die Diskussion zur Standardisierung im Fazit).

Baustein „Hintergrund“ oder „Präambel“

Die Open-Access-Policy stellt u.a. auch eine Verpflichtung der Einrichtung dar, in der sie aufzeigt, warum (Ziele) und wie sie (Maßnahmen), z.B. durch Übernahme von Publikationsgebühren, OA befördert. Deshalb wird die OA-Policy mehrheitlich durch Informationen über die bzw. mit einer Vorstellung der Einrichtung eingeleitet. Dazu gehört auch die Bezugnahme auf politische Akteure des jeweiligen Umfeldes und deren Strategien.

Baustein Definition OA bzw. Ort der Publikation:

Im Idealfall ist zu definieren, was unter OA verstanden wird bzw. welche Wege des OA unterstützt werden und ob sich die jeweilige Einrichtung zum Goldenen bzw. Grünen Weg des OA bekennt. Wenn der Ort der Publikation (z.B. das hochschuleigene Repositorium) bestimmt wird, sollte dies nur als zusätzliche Publikationsmöglichkeit angegeben werden, da beim Publizieren der Grundsatz der wissenschaftlichen Freiheit gilt.

Baustein Publikationsunterstützung:

Desgleichen stellt eine OA-Policy mehrheitlich auch eine beschreibende Empfehlung des OA-Publizierens für die Mitarbeitenden einer Institution dar. Damit verbunden sollte ein Beratungsangebot einhergehen, das zur besseren Sichtbarkeit deutlich in der Policy verankert ist. Die Auflistung konkreter Workflows zum Publizieren sollte dagegen in einem separaten Dokument wie einer Publikationsrichtlinie ausgelagert werden, um die Policy übersichtlich und langfristiger gültig zu halten.

Baustein Bestimmung einer Lizenz/ Verweis auf die Autor:innenrechte:

Die Beschreibung der Lizenzbestimmung, unter der die Publikationen möglichst erscheinen sollten, ist zwar oftmals auch Teil der Beratungsdienstleistungen, sollte aber aufgrund ihrer Wichtigkeit auch explizit in der Policy Erwähnung finden. Dadurch werden die Autor:innen auf die Bedeutung hingewiesen, sich ihre Rechte an ihren Veröffentlichungen zu wahren. Eine Präzisierung der Lizenz (z.B. einer Creative-Commons-Lizenz – im Idealfall der freiesten Lizenz (CC-BY)), ist im Sinne des OA-Gedankens zu befürworten. Bestehende Policies, die die Creative-Commons-Lizenz CC-BY-NC-ND (Namensnennung, keine kommerzielle Nutzung, keine Bearbeitung) vorgeben, sollten möglichst überarbeitet werden, da diese Lizenz im Sinne der Budapester Erklärung (BOAI 2002) kein offenes OA darstellt.

Baustein Finanzierung:

Eine Aussage zur Finanzierung von OA ist unumgänglich. Dies können Hinweise auf die Übernahme von Gebühren oder auf einen existierenden Publikationsfonds sein. Gleichfalls sollte auf die Möglichkeit der Einwerbung von Drittmitteln hingewiesen werden, um von vorneherein alle Möglichkeiten der Finanzierung (auch extern) auszuschöpfen.

Baustein Festsetzung des Zeitpunktes der Umsetzung der Maßnahmen:

Es sollte aus der Policy klar hervorgehen, bis wann die Maßnahmen umgesetzt sein sollen. Oft werden unter Angabe eines Zeitrahmens Prozentanteile, die eine Einrichtung im OA publizieren möchte, angegeben. Zudem wäre es wünschenswert, auch zu beschreiben, bis wann z.B. die Organisation der Workflows umgesetzt sein soll. Dies unterstreicht die Verbindlichkeit der Leitlinie.

Baustein Verantwortlichkeiten/ Rollen zuordnen:

Die Rollen oder Verantwortlichkeiten einzelner Maßnahmen sollten in der Policy klar benannt werden. Im Rahmen von bundesweiten Strategien kann es sich dabei bswp. um das jeweilige Ministerium bzw. bei größeren Einrichtungen um die Zentrale bzw. Geschäftsstelle handeln. In diesen Fällen sollte klar definiert sein, was im Verantwortungsbereich der zentralen Einrichtung liegt und was die untergeordneten Organe bzw. die einzelnen Forschenden zu leisten haben. Im Falle eigenständiger Einrichtungen werden die ausführenden Abteilungen (z.B. die Bibliothek oder das Wissenschaftsmanagement) versus der Mitarbeitenden benannt. Dadurch sind die Verantwortlichkeiten geklärt und bei Fragen können die Ansprechpartner:innen gezielt kontaktiert werden. Je nach Größe der Einrichtung und Personalfluktuation sollte im Sinne der Nachhaltigkeit auf persönliche E-Mail-Adressen verzichtet werden.

Baustein Berichtswesen/ Monitoring:

Auch das Monitoring der Maßnahmen sollte in einer Policy mit angesprochen bzw. beschrieben werden, um Verbindlichkeit zu schaffen. So können die Publikationswege an der Einrichtung nachhaltig aufgezeigt werden und eine zentrale Erfassung aller Publikationsausgaben erfolgen. Diese sollten OpenAPC (Intact o.J.) weitergeleitet werden, um, wie oben beschrieben, einen Beitrag zur Transparenz des OA insgesamt zu leisten.

Baustein „weitere Maßnahmen“:

Oft ist es für das Selbstverständnis fachlich breit aufgestellter Einrichtungen wie z.B. Hochschulen wichtig, auf die disziplinären Unterschiede im Publikationsverhalten hinzuweisen, um den Forschenden aus den Disziplinen entgegen zu kommen, in denen OA noch nicht so stark verankert ist.

Auch kann es von Interesse sein, die verschiedenen Karrierestufen der Forschenden im Blick zu haben sowie Hinweise auf wissenschaftspolitische Rahmenbedingungen (insbesondere auf europäischer und nationaler Ebene und im Bereich der Forschungsförderung) zu geben.

Durch den expliziten Hinweis auf das Engagement der Wissenschaftler:innen bei Open-Access-Zeitschriften und -Serien, z.B. als Herausgeber oder Reviewer, setzt man politische Akzente, da es Anreize für OA schafft, wenn dieses Engagement durch Leistungsorientierte Mittelvergabe oder in Evaluierungsverfahren positiv konnotiert wird. Gleiches gilt für eine explizite Adressierung an Führungskräfte, ihren Mitarbeiter:innen das Veröffentlichen im Sinne von Open Access zu ermöglichen.

Sollte der Umgang mit Forschungsdaten in der OA-Policy mit erwähnt werden und nicht in einer separaten Policy beschrieben sein, sollten mögliche Embargofristen explizit erwähnt werden.

Baustein Abschluss:

Die OA-Policy kann auch ein Auftakt sein, um mit den Forschenden der Einrichtung in Kontakt zu kommen. Daher sollte am Ende ein kurzer Abschnitt stehen, in dem die Ansprechpartner:innen und ihre Kontaktdaten stehen. Dies kann über die Funktion bzw. Rolle einer Person statt – aufgrund von möglicher Fluktuation – über die namentliche Nennung selbst erfolgen. Aufgrund der schnellen Entwicklungen auch in der OA-Bewegung sollte die OA-Policy mit einem Datum und gegebenenfalls mit einem Hinweis zur stetigen Überarbeitung versehen sein. Eine Best Practice wäre auch, die Policy unter einer CC-Lizenz zu veröffentlichen, um einerseits mit gutem Beispiel voranzugehen und andererseits anderen Einrichtungen die Formulierung einer eigenen Lizenz im Sinne des OA zu vereinfachen.

Wie sollte eine Open Access Policy geschrieben sein?

Policies können in unterschiedlichen Schärfegraden geschrieben sein oder mit Fournier (2017, 21) „einen eher appellativen, empfehlenden oder einen streng(er) verpflichtenden Charakter“ haben. Die Formulierung hat entsprechend Konsequenzen für die Umsetzung der OA-Politik in der Einrichtung.

Baustein Sprache

Die Policy fungiert auch als eine Richtlinie für die Publizierenden einer Einrichtung. Das bedeutet, dass deren Handlungsanweisungen zum Publikationsweg verbindlich sind. Die Richtlinien können allerdings in Form von Ermutigungen über Empfehlungen oder Aufforderungen bis zu Verpflichtungen reichen. Die Datenbank Sherpa Juliet gibt z.B. „requires“ und „encourages“ (Sherpa Juliet o.J.) als Kategorien vor. Auch wenn der „verpflichtende“ Charakter einer Policy aus OA-Sicht zu bevorzugen ist, kann es lokale Umstände geben, die eine (zunächst) „appellative“ Formulierung begründen. Dabei können in einer Policy durchaus unterschiedliche Abstufungen eingesetzt werden, z.B. in Bezug auf die Verpflichtung oder Erwartung zum Grünen bzw. Goldenen Weg.

Fazit

Die Erstellung einer OA-Policy ist grundsätzlich allen Einrichtungen unbedingt zu empfehlen. Dabei ist sowohl die Community als auch die eigene Institution im Blick zu halten, um sich mittels der Policy zu positionieren. Sie ist u.a. ein politisches Statement nach außen, das allen bekundet, dass die Einrichtung für OA steht und dieses fördert. Dies kann z.B. für Förderungen und Evaluierungen von Vorteil sein. Des Weiteren ist sie eine Richtlinie innerhalb der Einrichtung, die insbesondere den Forschenden die Wege aufzeigt (u.a. durch ein entsprechendes Publikations- und Beratungsangebot), wie und wo sie publizieren können, um die Verbesserung der Zugreifbarkeit ihrer wissenschaftlichen Beiträge zu fördern. Der sogenannte Grüne Weg sollte dabei immer das Minimum an Forderung innerhalb der OA-Policy darstellen.

Desgleichen ist eine deutliche (verpflichtende) Positionierung zu befürworten, auch wenn es für die jeweilige Disziplin Gründe geben kann, einige Formulierungen abzuschwächen und statt einer Verpflichtung eher einen empfehlenden Charakter auszusprechen. Gleiches gilt für die Vergabe einer Lizenz für die Publikationen. Die Verwendung einer restriktiven Lizenz sollte im Sinne des OA jedoch eine Ausnahme bleiben. Als Vorbildfunktion sollte die Policy selber auch unter eine entsprechende Lizenz (möglichst CC BY 4.0) gestellt werden.

Bei aller notwendigen eigenen Ausgestaltung ist es mit Blick auf internationale Forschungskooperationen jedoch wichtig, sich auf Standards zu einigen. Für Forschende, die national und international kooperieren und auch noch den Vorgaben der Fördergeber entsprechen müssen, „kann es für die [den] unterschiedlichen Regelwerken verpflichteten Autoren eine Herausforderung sein, all diesen Unterschieden umfassend gerecht zu werden“ (Fournier 2017, 23). Bis zu diesem Durchbruch einer Standardisierung finden Forschende und Forschungsunterstützende in Sherpa Juliet (o.J.) und in dem Journal Checker Tool (https://journalcheckertool.org/) Datenbanken, die die unterschiedlichen Förderrichtlinien der Förderorganisationen zusammenstellen und damit z.B. auch im Beratungsalltag herangezogen werden können. Durch die stetigen Entwicklungen im Bereich des OA ist zudem eine regelmäßige Aktualisierung der Policy notwendig. Der hier vorgestellte Bausteinkasten für die Praxis, bedarf daher gleichermaßen einer stetigen Überprüfung auf Gültigkeit. (Stand Mai 2022)

Literatur/Links:

  • Bruch, Christoph; Hübner, Andreas; Meinecke, Isabella; Oberländer, Anja; Riesenweber, Christina; Siegert, Olaf (2017): Open Access auf Länderebene. https://doi.org/10.5281/zenodo.886347 (Stand: 27.01.2022).
  • Fournier, Johannes (2017): Open-Access-Policies und ihre Gestaltung durch Forschungsförderer. In: Praxishandbuch Open Access, edited by Konstanze Söllner and Bernhard Mittermaier, Berlin, Boston: De Gruyter Saur, pp. 21-27. https://doi.org/10.1515/9783110494068-003 (Stand: 19.01.2022).
  • Fournier, Johannes; Klages, Tina; Pampel, Heinz (2012): Open-Access-Strategien für wissenschaftliche Einrichtungen: Bausteine und Beispiele, (Arbeitsgruppe Open Access der Schwerpunktinitiative Digitale Information der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen, Ed.), 39 p. https://doi.org/10.2312/allianzoa.005 (Stand 04.06.2022).
  • Wissenschaftsrat (Hrsg. 2022): Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access. DOI: https://doi.org/10.57674/fyrc-vb61 (Stand 22.05.2022).

* Dieser Blogbeitrag ist in der englischen Version auch im Blog der IFLA Section Academic and Research Libraries erschienen.

DOI (Digitalausgabe): https://doi.org/10.48664/r7gm-yh47

[1] Eine aktuelle valide Statistik konnte zum Zeitpunkt der Publikation nicht ermittelt werden. Im „Registry of Open Access Repository Mandates and Policies“ (ROARMAP) sind für Deutschland nur 76 Policies verzeichnet, hauptsächlich von Hochschulen (https://t1p.de/9jqhe, zuletzt abgerufen am 27.1.2022). Im Rahmen von Studierenden-Projekten oder Masterarbeiten z.B. der TH Köln gibt es (zum Teil nicht veröffentlichte) Erhebungen. Ein Beispiel dafür ist das MALIS-Projekt von Christian Woll, (aus dem Jahr 2011); https://www.b-i-t-online.de/daten/BIT_Innovativ_35_MaLIS.pdf.

 

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