Wir haben eine neue Strategie bis 2030 entwickelt: kurz, prägnant und in Rekordzeit
Alle fünf Jahre stellen wir bei ZB MED eine neue Strategie auf. Die Gründe dafür sind offensichtlich: Die Veränderungen und neuen Anforderungen an ein informations- und forschungsbasiertes Informationszentrum für die Lebenswissenschaften sind einfach virulent. Auf disruptive technische Entwicklungen in der Künstlichen Intelligenz, globale Krisen und gesellschaftlichen Wandel müssen wir reagieren.
In der Vergangenheit haben wir verschiedene Wege zur Strategiefindung ausprobiert: von top down im stillen Kämmerlein der Leitung bis zu bottom up mit intensiver Beteiligung der Belegschaft. Vermutlich ist es nicht verwunderlich, dass bei der top-down-Entwicklung die Belegschaft die Strategie eher nicht akzeptiert hat und sich bei bottom up fragte, warum die Strategieentwicklung ihre Aufgabe sei. Der letzte Strategieprozess wurde von der gesamten Führungsschicht entwickelt und erwies sich als gangbarer aber recht mühsamer Weg. So fragte sich die Leitung jetzt: Geht das auch einfacher, kürzer und dennoch gründlich unter Berücksichtigung aller wichtigen Analyseschritte und Einbeziehung der Mitarbeitenden?
Strukturierter Prozess mit externer Analyse
Um den Strategieprozess intern zu steuern, wurden drei Personen aus verschiedenen Querschnittsbereichen mit der Koordinierung und Planung beauftragt. Die Erwartung der Leitung an diese Gruppe war es, das Vorgehen konkret zu planen, zu entscheiden, welche Schritte selbst durchgeführt werden konnten und wo externe Unterstützung hinzugezogen werden sollte. Schnell stand fest, dass sowohl die Umfeld- als auch die interne Analyse vom Team durchgeführt werden konnten und danach eine Agentur zur gezielten Begleitung bei der Strategiefindung beauftragt wird.
Um die interne Situation zu betrachten, wurden zum einen alle Projekte unter die Lupe genommen. Zum anderen führte das Team diverse Interviews mit Produktverantwortlichen, um deren Perspektiven zu berücksichtigen. Für die Umfeldanalyse fanden technologische Trends, wissenschaftliche und politische Entwicklungen Berücksichtigung.
Bei der Auswahl der Agentur stand die Frage im Raum, welche Expertise von besonderer Bedeutung ist: fundierte Kenntnisse in Strategieprozessen, gute Einblicke in die Forschungswelt oder tiefes Wissen über die Belange von wissenschaftlichen Bibliotheken? Die Entscheidung für Effective Webwork fiel vor allem deshalb, weil das Führungsduo dieser Agentur aus Anne Christensen und Professor Dr. Matthias Fink bestand. Hier kamen auf kongeniale Weise profundes bibliothekarisches Fachwissen und die Forschungsperspektive zusammen. Um es gleich vorweg zu sagen: Die deutliche und dennoch herzliche Art, einen kompletten Perspektivwechsel einzugehen und uns schonungslos mit unangenehmen und angenehmen Wahrheiten zu konfrontieren, war ein elementarer Schlüsselfaktor für den Prozess.
Verdichtung in Workshops mit Führungskräften
Zum Einstieg erhielt die Agentur alle Analyseergebnisse. In der weiteren Zusammenarbeit standen verschiedene Diskussionsrunden zur neuen Strategie und drei Workshops mit Führungskräften im Fokus der Agentur. Rückblickend war der zweite Strategieworkshop, der in Unkel stattfand, der Game Changer. Am Ende des Lunch-to-Lunch-Meetings war die Strategie fast fertig. Zum Einstieg hielt jeder Bereich eine Laudatio für die anderen Teams. So wurde der Blick auf die Potentiale und nicht auf potentielle Defizite gerichtet. Die Agentur lieferte als Diskussionsgrundlage teils kontroverse Statements. Die Führungskräfte setzten sich im intensiven Austausch an Flipcharts mit den strategischen Aspekten auseinander. Später wurde in der großen Runde hitzig weiter diskutiert, bis das erste Ergebnis feststand: der Markenkern von ZB MED, mit dem sich alle identifizieren:
ZB MED ist Garant für gesicherte, valide und nachhaltig zugängliche lebenswissenschaftliche Informationen.
Die lange Tradition von ZB MED als Zentrale Fachbibliothek für Medizin und seit über 20 Jahren auch für die lebenswissenschaftlichen Fächer Ernährung, Umwelt und Agrar bildet den Nukleus. Der Einsatz für den verlässlichen Zugang zu qualitätsgesicherten Informationen war und ist ein zentrales Selbstverständnis von ZB MED. Was lange Zeit selbstverständlich und simpel klang, ist in Zeiten von Informationsflut und wachsenden Herausforderungen für die Glaubwürdigkeit ein echter Kampf um Qualität und Sicherung der Forschungsinformationen geworden – nicht zuletzt sichtbar im Engagement von ZB MED im Projekt Open Life Science Publications Database (OLSPub).
Passend zum Markenkern und der Vision wurden folgende Mission Statements entwickelt:
1.Safer Data: Wir gewährleisten dauerhaft verfügbare Informationen für die Lebenswissenschaften.
2. Valide Information: Wir machen Forschung transparent und betreiben selbst Forschung, um zuverlässige Informationen von anderen zu unterscheiden.
3. Einfacher Zugang: Wir erleichtern den Zugang zu lebenswissenschaftlichen Fachinformationen – für exzellente Forschung, Lehre und Praxis.
4. Nachhaltige Forschungsunterstützung: Wir setzen uns für zukünftige Generationen ein, indem wir Infrastrukturen für offene und FAIRe Daten betreiben und darauf abgestimmte Kompetenzen vermitteln.
Finalisierung und Rollout
Die Arbeit nach dem Workshop in Unkel bestand vor allem in redaktioneller Feinarbeit und der Abstimmung mit den Gremien. Natürlich war es elementar, dass der Wissenschaftliche Beirat die strategische Neuausrichtung mitträgt. Ebenso wichtig ist es, die gesamte Belegschaft mit den Ergebnissen vertraut zu machen. Nur eine Strategie, die von möglichst allen getragen und verstanden wird, kann wirken. Denn das Erfolgsgeheimnis von ZB MED in all den Turbulenzen der letzten Jahre war und ist die hohe Motivation der Belegschaft.
Das Rollout ins Haus erfolgte über ein World Café. An verschiedenen Tischen wurden – wieder organisiert von der kleinen feinen Strategiegruppe – die vier Mission Statements und deren Umsetzung diskutiert.
Ergebnis und Ausblick
Die Strategie liegt vor und ist so kurz und prägnant wie nie: Auf nur vier Seiten werden die strategischen Stützpfeiler klar und verständlich formuliert. Das Ergebnis zeigt, dass ein strukturierter, effizienter und zugleich fundierter Strategieprozess möglich ist. Hand aufs Herz: Ohne die Außenperspektive und die lösungsorientierte und dennoch humorvolle Moderation durch Anne Christensen und Matthias Fink hätten wir das nie erreicht. Mit der Strategie ist die Grundlage gelegt. Nun beginnt die Umsetzung. Herausfordernd bleibt dies allemal – doch genau darin liegt die Stärke von ZB MED. Angetrieben wird unser Handeln von einer klaren Vision:
„Um Herausforderungen für eine gesündere Gesellschaft zu meistern, erhalten Nutzende in der lebenswissenschaftlichen Forschung und Praxis umfassend und weltweit Daten, Informationen und Wissen.“
