Ein Bericht zur Einführung des Bibliotheksmanagementsystems Alma bei ZB MED
von Daniela Jentsch und Susanne Ruhm.

Zwischen Bibliotheken wird schon lange vernetzt gearbeitet: Bibliotheken tauschen sich aus, kooperieren und nutzen gemeinsam Katalogisierungsdaten, außerdem bieten sie ihren Nutzer:innen mit Hilfe der Fernleihe bequemen Zugriff auf die Bestände anderer Bibliotheken ohne Ortswechsel.

Ein vom Ministerium für Kultur und Wissenschaft initiierter, NRW-weiter Umstieg auf ein cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem ermöglicht den Hochschulbibliotheken in NRW sowie ZB MED – Informationszentrum Lebenswissenschaften in Kürze noch mehr Einheitlichkeit und eine noch einfachere Zusammenarbeit.

In dem groß angelegten, landesweiten Projekt „GO:AL“ (Go to Alma) steigen 41 Hochschulen des Landes NRW und ZB MED auf das neue System Alma des Herstellers Ex Libris um. Dies geschieht in drei Umstiegswellen zwischen März 2020 und Oktober 2023.

Nun steht bei ZB MED der Launch bevor und es gibt hinter den Kulissen noch einiges vorzubereiten.

Die Implementierung des neuen Bibliothekssystems Alma und damit die Ablöse des Vorgängers SISIS berührt alle Arbeitsabläufe der Bibliothek und ist damit aufgrund der Komplexität um ein Vielfaches zeit- und arbeitsaufwendiger als nur ein einfacher Austausch der Software.

Die Daten aus dem alten System müssen bereinigt, extrahiert und in neue Formate konvertiert, Drittsysteme wie z.B. LIVIVO (Discovery) angebunden werden. Darüber hinaus müssen für einen großen Teil der Aufgaben innerhalb der Bibliothek neue Workflows entwickelt werden. Auch die Schulung der Beschäftigten ist zeitintensiv und erfordert eine sorgfältige Planung. Aus diesem Grund haben wir auch bereits Ende 2019 mit den Vorbereitungen für den Umstieg begonnen. Am 21. August 2023 geht das neue Bibliotheksmanagementsystem live!

Was ist ALMA?

ALMA ist eine cloudbasierte Bibliothekssoftware, die alle Abläufe – u.a. Erwerbung, Katalogisierung, Etatverwaltung, Verwaltung aller Print- und elektronischen Medien, Metadatenmanagement und Ausleihverbuchung – abdeckt.

Gegenüber dem bisher eingesetzten System hat ALMA folgende Vorteile:

• verbessertes E-Medien-Management
• Vereinfachung statistischer Abfragen
• monatliche Releases mit neuen Funktionen und Verbesserungen
• engere Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken in einer gemeinsamen ALMA-Netzwerkzone
• reduzierter Betreuungsaufwand von Hard- und Software, da diese Komponenten in eine Cloud ausgelagert sind

Was bedeutet cloudbasiert?

An Stelle einer Client-Server-Architektur wird das neue System als „Software as a Service“ (SaaS) betrieben. Der Anbieter stellt die IT-Infrastruktur zur Verfügung, Speicherplatz und Software müssen nicht mehr lokal vorgehalten und betrieben werden. Zudem gibt es monatliche Releases mit Neuheiten, die den Anforderungen der immer größer werdenden Alma-Community genügen.

Die ALMA-Cloud befindet sich in einem streng gesicherten Rechenzentrum in Amsterdam. Die „Cloud“ ist zudem abgeschottet und doppelt gespeichert. Es handelt sich um eine „private cloud“, keine „public cloud“. Die Anwendungsmodule von ALMA werden von der Firma Ex Libris administriert und gepflegt. Die Expert:innen bei ZB MED betreuen und konfigurieren ALMA für Anwender:innen und Nutzer:innen.

Haben Sie Fragen zum Bibliotheksmanagementsystem Alma?

Sprechen Sie uns gerne an.

Kontakt: Daniela Jentsch: jentsch@zbmed.de

Weiterführende Links:

• Produktwebsite
• Pressemitteilung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalens (MKW)
• Plaum, Christiane. „Die Hochschulbibliotheken in NRW auf dem Weg in die Alma-Cloud“ ABI Technik, vol. 42, no. 4, 2022, pp. 265-271. https://doi.org/10.1515/abitech-2022-0046

DOI (Digitalausgabe): https://doi.org/10.48664/cmqw-0g57