Von Beatrix Adam und Birte Lindstädt: 

ZB MED unterstützt die Etablierung eines institutionellen Forschungsdatenmanagements vor dem Hintergrund wachsender Anforderungen sowohl seitens der Förderer als auch der Forschenden. Eine zentrale Rolle im Lebenszyklus von Forschungsdaten kommt dem Elektronischen Laborbuch (ELN – Electronic Lab(oratory) Notebook) insbesondere in der medizinischen Forschung zu. Es löst in immer mehr Forschungseinrichtungen das bisher verwendete Laborbuch in Papierform ab, da sich Forschende zunehmend den technischen Fortschritt für ihre Arbeit zunutze machen wollen.

Vorteile des Elektronischen Laborbuchs:

• Direkte Einbindung/Verlinkung bereits digital vorliegender Daten (z. B. Messergebnisse, Bild-, Video-, Audiodateien)
• Kein Informationsverlust durch unleserliche Handschrift
• Such- und Filterfunktionen
• Funktionen zum kollaborativen Arbeiten (Rechte-, Rollenmanagement)
• Erstellung und Verwendung von Vorlagen (Templates, z. B. für sich wiederholende Prozesse)
• Einbettung in eine vernetzte digitale Forschungsumgebung (API, Standardschnittstellen, Import-, Exportfunktionen, Anbindung an Repositorien, u. a.)

Die Einführung eines geeigneten Electronic Lab Notebook gliedert sich grob in drei Phasen, die jeweils ihre besonderen Herausforderungen bergen. Am Anfang steht die Auswahl eines oder mehrerer möglicherweise geeigneter Produkte. Daran schließt sich eine Testphase an, während der sich im Idealfall ein Produkt als passend herauskristallisiert. Sobald ein ELN lizensiert und implementiert ist, folgt die Verbreitung in den Forschungsgruppen.

Auswahlprozess

Eine große Hürde im Auswahlprozess stellt die Produktvielfalt dar. Es existiert ein breites Angebot von fast hundert Produkten mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Ausstattungsmerkmalen und Preisstrukturen. Wichtig ist hierbei, sich nicht im Dschungel der Möglichkeiten zu verlieren, sondern sich zunächst darauf zu konzentrieren, die eigenen Bedürfnisse zu definieren („Muss-Kriterien“). Diese können dann mit den Produktmerkmalen angebotener Elektronischer Laborbücher abgeglichen werden.

ZB MED kann bei der Auswahl eines geeigneten Elektronischen Laborbuchs auf der Grundlage einer eigens erstellten Informationsbasis unterstützen, die Produkte anhand ihrer Merkmale filterbar macht. Die Informationsbasis enthält Details zu den folgenden Kernfunktionen eines ELN:

• Kernfunktionen Datenverarbeitung
  (zum Beispiel Import- und Exportformate, Vorlagen)
• Kernfunktionen Publizieren & Sharing
  (zum Beispiel Metadatenerstellung, Beweissicherheit)
• Kernfunktionen IT & Datenschutz
  (zum Beispiel Datenspeicherung, Bereitstellungsmodell)
• Informationen zu Herstellersupport, Kosten, Referenzen

Herausforderungen ergeben sich aber nicht nur im Auswahlprozess. Auch während der Test- und Einführungsphase ist eine gute Planung und Begleitung essentiell für die spätere allgemeine Akzeptanz und breite Nutzung des Elektronischen Laborbuchs.

Testphase

Neuerungen – so tiefgreifend sie auch die tägliche Arbeit erleichtern und effizienter machen – gehen oft zunächst mit Mehrarbeit und der Notwendigkeit einher, alte Gewohnheiten anzupassen. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, für die Testphase Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen, die sowohl „computeraffin“ sind als auch Veränderungen gegenüber aufgeschlossen. Darüber hinaus empfehlen wir die Entwicklung eines testbegleitenden Fragebogens, in dem die Testpersonen ihre Eindrücke festhalten können. Deren Auswertung kann wichtige Hinweise zur Eignung eines Produktes geben.

Einführungsphase

Für die Einführungsphase ist ein spezielles Supportangebot empfehlenswert. Die Erfahrung zeigt, dass der Bedarf an Unterstützung zu Beginn am höchsten ist. Auch ist eine Person, die sich einmal von der Nutzung eines ELN abgewandt hat, weil es für ein Problem keine zeitnahe Hilfestellung gab, nur sehr schwierig wiederzugewinnen. Eine Möglichkeit, dem vorzubeugen, könnten zum Beispiel vorherige Testpersonen sein, die mit ihrem Erfahrungswissen als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen.

ZB MED bietet Information und Beratung für Auswahl, Test und Einführung eines Electronic Lab Notebook (ELN/Elektronischen Laborbuchs). Sprechen Sie uns gerne an!

Einen umfassenden Überblick zu Elektronischen Laborbüchern finden Sie auch auf DARUM ZB MED!

Kontakt:
Birte Lindstädt
Beatrix Adam